Assistenz Service & Rezeption (m/w/d)
Unser Auftraggeber hat sich auf die Produktion hochwertiger Maschinen und Systeme zur Stahlbearbeitung, wie Sägen, Bohren, Blechbearbeitung, Strahlen und Lackieren spezialisiert. Das Produktportfolio umfasst auch Logistik- und Steuerungssysteme, die auf Produktivitätssteigerung und hohe Leistung ausgelegt sind. Zusätzlich bieten sie umfassende Dienstleistungen, darunter Schulungen, Wartung und After-Sales-Support. Zur Erweiterung des Teams möchte das Unternehmen eine Assistenz Service & Rezeption (m/w/d) am Standort Lörrach einstellen.
Beschreibung
- Organisation der Rezeption und des Empfangs
- Posteingang, Postausgang und Postverteilung
- Terminierung von Bewerber*Innen und Besuchern incl. Bewirtung
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Inhouse Seminaren
- Steuerung und Administration der betriebsärztlichen Untersuchungen und Schulungen der Beauftragten (Erste Hilfe und Brandschutz)
- „Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagementbeauftragten- und dem Sicherheitsbeauftragten im Arbeitsschutzausschuss
- Annahme sowie Verarbeitung der Kundenanfragen, bzw. direkte Weiterleitung oder Zuweisung
- Schlüsselausgabe des Servicefuhrparks in Abstimmung mit der Fuhrparkleitung der Firma
- Reiseplanung und Organisation in Verbindung mit allfälligen Serviceaktivitäten, inklusive Pass- und VISA-Angelegenheiten
- Erstellen und Kontrolle von Reisekostenabrechnungen in Verbindung mit Serviceaktivitäten
- Verrechnung von Servicedienstleistungen
- SAP-Stammdatenpflege (z.B. Status Equipment, Gewährleistung, etc.)
- Zahlungseingangskontrolle in Abstimmung mit dem Bereich Finanzen.
- Erstellung von Statistiken und Kennzahlenauswertungen
- Organisation und Beschaffung der Arbeitskleidung für die Servicetechniker
- Allgemeine Korrespondenzen und Schriftverkehr sowie Prozessorganisation
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, eine vergleichbare Qualifikation oder analoge berufliche Erfahrungen
- Mehrjährige Berufserfahrung im industriellen Umfeld
- Ausgeprägte Leistungsbereitschaft und Resilienz Fähigkeit
- Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke, Flexibilität, Durchsetzungsstärke, sicheres und freundliches Auftreten
- Zuverlässige, strukturierte, selbständige und effiziente Arbeitsweise auch unter hohem Arbeitsanfall
- Kundenorientierung und interkulturelle Kompetenz sowie Teamorientierung
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil
- Betriebswirtschaftliche und kaufmännische Kenntnisse
- Gute MS-Office-, SAP-Kenntnisse
Deine Benefits
- Attraktive Gehaltsgestaltung
- Ein interessantes und vielfältiges Aufgabengebiet in einem traditionellen und ebenso modernen Maschinenbauunternehmen
- Es erwartet Sie ein sicherer Arbeitsplatz in einem angenehmen und positiven Arbeitsumfeld
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit im anspruchsvollen Technikbereich
- Eine gewissenhafte Einarbeitung, arbeitsplatzbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten und Personalentwicklung
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